关于印发《淮南师范学院干部人事档案管理办法（暂行）》的通知
各部门、各二级学院：
《淮南师范学院干部人事档案管理办法（暂行）》经学校2016年第35次党委会议研究通过，现予以印发，请遵照执行。
特此通知
人事处
2016年11月28日
淮南师范学院干部人事档案管理办法(暂行)
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学校干部人事档案的管理工作，提高科学管理水平，做好档案材料的收集、鉴别和整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中组部和国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，结合我校实际，制定本管理办法。
第二条 干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料，以个人为单位立卷归档保存的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
第二章 人事档案材料归档范围
第三条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第四条 报告个人有关事项的材料。
第五条 鉴定、考核、考察材料.考察材料,在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）；经济责任审计结果报告。
第六条 学历和评聘专业技术职务材料：学历学位材料；为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被市厅级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第七条 政治历史情况的审查材料。上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；计算连续工龄审批材料等。
第八条 党、团组织建设中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退和除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团志愿书、入团申请书、团员登记表；加入或退出民主党派的材料。
第九条 表彰奖励材料：市厅级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第十条 涉纪涉法材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料；本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；
检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；
第十一条 录用、任免、聘用、工资、待遇、退（离）休、出国（境）、退职材料及各种代表会代表登记表等材料: 干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批材料；新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；挂职锻炼登记(推荐)表；退(离)休审批表等材料; 自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等。
第十二条 其他可供组织参考的材料：毕业生就业报到证（派遣证）；录用体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；生平、非正常死亡调查报告等治丧材料；人事争议仲裁裁决书（调解书）
第三章 收集归档要求
第十三条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，手续完备。需经组织审核盖章或本人签字的,盖章签字后方可归入干部档案。
第十四条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作。
第十五条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须由档案工作人员审核原件并在复印件上签字，且注明复制时间，加盖学校人事处公章。
第十六条 干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第十七条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，在材料形成之日起一个月内移交人事处档案室，材料形成部门在移交归档材料时，必须写好材料移交清单，移交材料时按照移交清单仔细核对材料，核对无误后由移交双方在清单上签字，移交清单需妥善保管备查。
第十八条 符合归档要求的材料，由人事档案室在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经鉴别分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请人事处处长审查批准。
第十九条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格遵守以下纪律：
1、不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
2、不准将应归档材料据据为己有或者拒绝、拖延归档。
3、不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
4、不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
5、不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
6、单位领导人员不准指使干部人事档案工作人员或他人涂改、伪造、抽取、撤换、销毁档案材料。
第二十条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第四章 档案的查借阅
第二十一条 查阅人员范围：
1、查阅干部人事档案人员必须是中共党员。
2、任何人不得查借阅本人及其直系亲属档案。
3、除组织、人事部门确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。
第二十二条 查阅事由：
1、因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的；
2、政法部门等单位因侦查、审理和公证，必需通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
第二十三条 校内教职工因需查阅人事档案，由查阅申请人填写《查阅干部人事档案审批表》，经人事处处长批准后,方可由档案工作人员进行查阅。
第二十四条 我校纪检、组织、人事部门因工作需要查阅人事档案，填写《查阅干部人事档案审批表》，经人事处处长批准, 档案工作人员将档案从档案库房取出，在干部人事档案阅档室交由查阅人进行查阅，查阅期间档案工作人员不得离开阅档室，查阅后立即将档案放回档案库房；我校教职工查阅本人人事档案，填写《查阅干部人事档案审批表》，经人事处处长批准,由档案工作人员在阅档室查阅其有关档案材料，阅后立即归档，然后将查阅结果告知其本人，教职工个人不得接触其个人档案。
第二十五条 外单位查阅人事档案须派两名中共党员干部持县级以上组织或人事部门开具的阅档介绍信（信上要注明来人政治面貌、阅档目的），填写《查阅干部人事档案审批表》，经人事处处长批准,档案工作人员将档案从档案库房取出，在干部人事档案阅档室交由查阅人进行查阅， 查阅完毕立即放回档案库房，在此期间内，档案工作人员应务必保证档案在自己视线范围内。
第二十六条 如有特殊情况需要借出人事档案，需要填写《干部人事档案借出申请》，经人事处处长批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案室说明原因并办理相关的续借手续,不得将档案擅自转借他人。
第二十七条 阅档人必须具有高度责任感，阅档时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公开档案内容。
第二十八条 因出国、升学或其他需要需复印成绩单时，由本人所在部门开具介绍信，经人事处处长批准后方可办理复印手续，不允许将档案借出私自复印。
第五章 干部人事档案的保管、保护
第二十九条 人事档案管理部门应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，确保档案库房、阅档室和档案工作人员办公室三室分开。无关人员不得进入档案库房，库房内严禁吸烟，更不准将明火带入库房。
第三十条 为确保干部人事档案的绝对安全，要建立坚固的、防火防潮的专用库房，配置铁制的档案柜，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。库房面积应符合要求，每千卷人事档案所需库房面积20－25平房米，库房内不准存放无关物品。
第三十一条 应经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设备；经常对库房进行清扫，保持库房内清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃－24℃，相对湿度45%－65%）。
第三十二条 保管干部人事档案，应建立干部档案的底帐登记薄，查借阅登记薄，转递登记薄。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
第六章 干部人事档案转递
第三十三条 转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封，通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
第三十四条 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。接收单位对转入的档案要认真检查验收。
第三十五条 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应及时催问，以防丢失。
第三十六条 要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
第七章 附 则
第三十七条 本规定由人事处负责解释。
第三十八条 本规定自公布之日起实行。